收集及使用个人资料通知

2015年7月修订

根据《1990年信息自由和隐私保护法》（FIPPA）第39(2)条，谢里丹学院技术和高级学习学院（谢里丹）根据《2002年安大略省应用艺术和技术学院法》的法律授权收集的个人信息可用于和/或披露各种行政、信息技术、执法、谢里登和/或安大略省政府和加拿大政府的部委和机构的统计和/或研究目的，详见下文。有关谢里登如何收集和使用您的个人信息的进一步详细信息，请阅读以下内容。

准学生及申请人

谢里登收集信息的方式多种多样，包括但不限于：

OCAS的入学表格、申请表、经济援助申请和声明、调查、成绩单、请求卡、网站和电话或亲自咨询。

谢里登还通过文件收集数据，包括但不限于，论文，推荐信，成绩单，作品集和工作的招聘，招生，招生和其他基本活动的目的是谢里登社区的一员，并参加在安大略省的高等教育机构。

这些包括但不限于确定奖学金，入学奖励决定，促进住房住宿，大学发展的目的，并为申请人提供指导和其他学生服务之前，申请人在谢里登，和其他目的与谢里登的教育使命一致。

注册办公室与谢里登的项目部门管理人员密切合作，确定录取决定，许多项目将要求并访问未来学生的非学术标准，作为竞争选择过程的一部分。根据适用法律，申请人被告知有关评分，竞争排名或评估项目部门，教师和工作人员的意见的文件可能不会向申请人发布。没有推荐人的书面许可，教师、辅导员、校长、雇主和其他推荐人的推荐信不会与申请人分享。

申请人提供的文件和其他提交材料将成为谢里登的财产，不予退还。被录取的学生提交的材料将被保留至少一年，或者将成为其永久学生记录的一部分。未被录取学生提交的材料将在申请后至少保留一年，然后这些材料将被销毁。

如果您被录取和/或随后参加谢里登计划，谢里登可能会以开放的方式向您提供的地址发送邮件，以确认您的录取和/或注册状态（如适用）。如果你被录取并随后参加谢里登计划，你提交的与你的申请有关的信息，无论谢里登如何收到，将构成你在谢里登永久学生记录的一部分。随后的在校生领取通知将适用于您。

当前的学生

与您的申请有关的信息将用于创建和/或维护您的学术记录。这些信息可用于支持与课程和/或证书入学，学分转移（包括许可信和挑战学分），学费评估，确定资格和获得经济援助计划，奖学金，助学金，奖励，包括但不限于货币和非货币学生认可奖励以及其他形式的学生支持有关的决策。

在选择追求高等教育，学生接受谢里登的收集和评估他们的学习成绩记录的权利。同时，学生的隐私权要求这些信息的使用和存储方式与所涉及信息的机密性相一致。

谢里登将确认学生是否已经毕业，毕业日期和获得的证书，文凭或学位的名称。包括学生姓名、专业、获得的学位和毕业年份的毕业典礼节目，以及包括个人照片在内的典礼网络直播，都被视为公共信息。学生将在毕业时获得有关个人信息发布的额外信息。毕业后，学生的个人信息与谢里登的进步和校友关系部门和相关的第三方通过书面协议共享。

谢里丹可以行使其自由裁量权，分享学生的联系信息与催收机构在逾期的财务账户，包括未解决的违规停车。所有这些催收机构都与谢里丹签订了合同，并意识到他们有保护学生个人信息的法律义务。

学生的联系信息与他们各自的学生会共享，使他们能够代表学生获得健康和牙科保险，为学生选举创建选民名单，并提供他们认为合适的其他服务。

谢里登可以使用和共享学生的联系信息（邮寄和电子邮件地址），以沟通教育机会和进步的举措。如果与第三方共享，这些第三方与谢里登签订合同，并意识到他们保护学生个人信息的法律义务。

学生应注意，学生的综合学术数据（例如成绩和学术排名）偶尔会用于统计、审计和研究目的，以及旨在改善高等教育的发展目的。其他类型的披露，包括但不限于执法机构，在富有同情心的情况下，在影响个人健康或安全的强制性情况下，以及在毕业晋升时，都符合FIPPA第42条的规定。在本通知未涵盖的其他情况下，除法律规定的情况外，未经学生明确书面同意，不会公布任何个人身份资料。

学生保密

谢里登的政策以及FIPPA只允许与申请人的记录/申请有关的通信，除非谢里登已收到学生的书面许可，可以与已确定的第三方（上文未提及）讨论他们的申请。请与注册办公室联系，授权特定第三方访问您的个人信息。

通知在校生披露个人信息给培训部、学院和大学以及加拿大统计局

谢里登必须根据《培训、学院和大学法案》（R.S.O. 1990, Chapter M. 19，修订版）第15条，向高等教育和技能发展部部长披露个人信息，如安大略省教育数字、学生特征和教育成果。教育部收集这些数据的目的是规划、分配和管理学院、大学和其他高等教育和培训机构的公共资金，并进行研究和分析，包括纵向研究，以及由教育部或代表教育部进行的与高等教育和培训有关的统计活动。有关高等教育和技能发展部部长如何使用这些个人信息的更多信息，请访问教育部网站：https://www.ontario.ca/page/ministry-advanced-education-and-skills-development（英文）或https://www.ontario.ca/fr/page/ministere-de-lenseignement-superieur-et-de-la-formation-professionnelle（法文）。

加拿大统计局是国家统计机构，每年对包括教育在内的广泛问题进行数百次调查。有必要对学生进行跨时间和跨机构的跟踪，以了解影响高等教育机构入学需求的因素。对公共投资问责制的日益强调意味着，了解结果也很重要。

为了进行这类研究，加拿大统计局要求所有学院和大学提供学生和毕业生的数据。机构收集并向加拿大统计局提供学生身份信息（学生姓名，学生证号码），学生联系信息（地址和电话号码），学生人口统计特征，入学信息，以前的教育和劳动活动。

加拿大的《统计法》为加拿大统计局提供了获取教育机构持有的个人信息的法律权力。这些信息仅可用于统计目的，《统计法》的保密规定防止以任何方式泄露会识别学生的信息。

不希望使用其信息的学生可以要求加拿大统计局从国家数据库中删除其身份证明和联系信息。

有关使用此信息的进一步信息，可从加拿大统计局的网站www.statcan.ca获得，或致函加拿大渥太华K1A 0T6荷兰大道R.H.科茨大厦17楼教育统计中心高等教育组。

关于谢里登收集、使用和披露学生信息的问题，请直接联系总法律顾问/信息和隐私官办公室，地址：1430 Trafalgar Road， Oakville， ON, L6H 2L1；电子邮件:privacy@sheridancollege.ca。

谢里登有隐私和法律声明的隐私和保护个人信息和访问程序和隐私政策。